عبلة عاطف تحتاج منافستك وتواجدك بسوق العمل إلى عدد من المهارات المختلفة المهنية والشخصية، والتي تجعل منك شخص مميز في أداء وظيفته، وتُعد أحد أهم وأبسط هذه المهارات والتي لا يلتفت إليها الكثيرين هى كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني "E-mail" رسمية، وفق القواعد الضرورية المتبعة لتصبح الرسالة مناسبة للمخاطبات اللازمة للعمل، وتجدي بالنفع المستهدف من إرسالها.
فإذا كنت حديث التخرج والتحقت بعملك لأول مرة، أو تعمل بالفعل ولكن تواجهك مشكلة عدم الدراية، ومعرفة كيفية كتابة الرسائل الرسمية، تساعدك شبكة شفاف بمقال يتضمن 9 نصائح تفيدك أثناء كتابة رسائل العمل الرسمية.
وإليك النصائح:
1- احرص على أن تستخدم لغة إنجليزية صحيحة، ويجب أن تكون المفردات التي تختارها، ملائمة لطبيعة العمل، أو إذا كنت تتقدم لوظيفة فتكون مناسبة لطبيعة الوظيفة التي تريد الحصول عليها، ومدى توصيفك واستخدامك للمصطلحات المتخصصة في المجال، يوضح مستوى إلمامك بهذا المجال، سواء كان "الإيميل" باللغة العربية أو الإنجليزية.
2- ابدأ رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بعملك، باستخدام تحية افتتاحية احترافية مناسبة لطبيعة الموضوع، وتلائم الشخص المُرسل إليه، واعلم أن معرفتك اسم الشخص وشخصيته يساعدك، على اختيار التحية والصياغة الملائمة، فإذا كنت تعلم الشخص الذي ترسل إليه شخصيًا، يمكنك أن تستخدم مصطلحات إنسانية ودية، أما في حالة عدم معرفته، استخدم اللغة الرسمية بنسبة 100% أثناء تحرير الرسالة.
3- أوضح الهدف الخاص برسالتك دائمًا، في بداية البريد الإلكتروني الخاص بك، واجعل الجمل المستخدمة قصيرة وواضحة، لتلائم الوقت القصير المتاح لقرائته، وأن تكون فرصة رسالتك في القراءة من قِبل المستلم متاحة، وابدأ مناقشة الموضوع الرئيسى بسرعة.
4-عليك الإشارة إلى الموضوع الرئيسي للرسالة في مقدمة "الإيميل"، حتى لو كنت ترغب في التعريف بنفسك أولًا، لكن من الضروري أن يعرف الشخص لماذا تكتب له، ولا تبدأ الرسالة بجملة أو فقرة غامضة، لأن هذا يصيب القارئ بالتوتر والغموض ولن يعرف لماذا تكتب له، لذا اجعل القارئ يعرف من البداية ما الذي تتكلم عنه.
5- ابتعد عن المصطلحات العامية أثناء تحرير محتوى الرسالة، وتجنب استخدام الاختصارات التي لا تكون مفهومة للجميع، فما تعرفه أنت ليس من الضروري، وأن يعرفه الشخص الآخر، واجعل تعبيرك مختصرًا عما تريد في "الإيميل" قدر الإمكان وتجنب الإطالة غير الضرورية.
6- في حال إذا كانت رسالتك تحتوي على مرفقات أو ملفات ضرورية، عليك أن تشير في محتوى الرسالة إلى ذلك، حتى يتذكر القارئ تحميل الملف المرفق والاطلاع عليه حتى يكتمل مفهوم وهدف الرسالة.
7- يُفضل أن تضيف توقيعك إلى نهاية رسائلك الرسمية المرسلة عبر البريد الإلكتروني، ويجب أن يشتمل التوقيع اسمك ومنصبك الوظيفي وجهات التواصل معك، واسم الشركة أو الجهة التي تعمل لديها إن وُجدت.
8- من أهم الخطوات الضرورية بعد الانتهاء من كتابة رسالتك، لابد أن تقرأها وتراجعها لأكثر من مرة، ستجد الكثير من المعلومات التي يجب حذفها، أو يلزم تصحيحها لغويًا أو معلوماتيًا.
9- تنسيق الرسالة واستخدام نوع الخط واللون والحجم المناسب لا يقل أهمية عن محتواها، فيجب أن تجعل الخط في الرسالة واضح ومناسب للقراءة، وعادة ما يكون الخط الأساسي في البريد الإلكتروني صغير جدًا، لذا فأنه من الأفضل تكبير الخط ليكون أكثر وضوحًا.
