رانيا الديداموني تم التحديث 24 يونيو 2019
الطلاب المستجدون بالجامعات والمعاهد المختلفة يقدمون أوراقهم للالتحاق بالكليات فتكون "إدارة شؤون الطلاب"؛ هي أول ما يتعامل معه الطلاب في الكليات وآخر ما يتعاملون معه أيضًا عندما ينتهون من دراستهم الجامعية وينالون شهادة التخرج.
وتعتبر جامعة شيكاغو، هي أول من استحدثت منصب وكيل الكلية لشؤون التعليم والطلاب عام 1930، لتطوير وتسهيل تنسيق إدارة شؤون الطلاب بين الجامعة والكلية.
فيتكون تنسيق إدارة شؤون الطلاب من أربع إدارات في مختلف الجامعات، وهي الإدارة العامة لرعاية الطـلاب، والإدارة العامة للمدن الجامعية، والإدارة العامة للشؤون الطبية، مما يجعلها العصب الرئيسي لأي كلية لأنها تنظم وتسهل الدراسة طوال العام، وتقدم الخدمات والدعم الكامل للطلاب، ويعود تاريخ نشأتها لنشأة أي كلية.
ويترأس قطاع شؤون الطلاب على مستوى الجامعة، نائب رئيس الجامعة لشؤون الطلاب، ويليه في المنصب مساعد نائب رئيس الجامعة، ثم وكيل إدارة شؤون الطلاب في كل كلية، ثم مدير الإدارة، ثم مساعد المدير، ثم موظفي الإدارة، وهم من يتعامل معهم الطلاب بشكل مباشر.
اختصاصات إدارة شؤون الطلاب
تساعد إدارة شؤون الطلاب المستجدين في التعرف على أنظمة الدراسة المختلفة والأنشطة التعليمية، وما يجب اجتيازه من امتحانات حتى يحصل الطلاب على الدرجة الجامعية.
كما تهتم بتنظيم إجراءات قيد الطلاب واستيلام ملفاتهم، وتدوين بياناتهم في القوائم أبجديًا، ومنحهم استمارات القبول والاختبارات الشخصية والكشف الطبي بجانب توجيههم لأماكن إجراء كل اختبار في الكلية باعتبارهم مستجدين لا يعرفون المكان، بالإضافة إلى توجيههم للخزينة لسداد رسوم التقديم للكلية.
وتعمل إدارات شؤون الطلاب في الكليات التي بها أكثر من شعبة على تفريغ رغبات الطلاب حسب الشُعب في الكشوف، وحصرها عدديًا كرغبة ودرجة للتنسيق ووضع حد أدنى للتشعيب في الكلية عقب عرضها على مجلس الكلية.
ولا يمكن الالتحاق بالمدن الجامعية إلا بعد الرجوع لإدارة شؤون الطلاب، حيث تعتمد شهادات قيد الطلاب وأوراقهم للمدينة سواء للطلاب المستجدين أو القدامى بالإضافة إلى استمارات الأبحاث الاجتماعية، ومدى اغتراب الطالب عن الجامعة وتقديره بالكلية.
كما تعتمد بيانات الطلاب الراغبين في التحويل بين الكليات والأقسام والجامعات المختلفة، وتوضيح شروط التحويل، والمحتوى العلمي الذي يدرسه الطالب الراغب في التحويل من الكلية خلال سنوات دراسته، واستمارات البطاقة التعريفية للطلاب، والاستعارة من المكتبة، واستمارات استخراج البطاقة الصحية للكشف المجاني بمستشفيات الجامعة.
ولا يتوقف دور"الشؤون" عند هذا الحد، بل يمتد لاستخراج شهادات الفصل للطلاب الذين استنفذوا عدد مرات الرسوب، واستخراج كشوف بأسماء الطلاب الذين يستحقون مكافأة التفوق، والحاصلين على تقدير جيد جدًا لتسليمها لإدارة الشؤون المالية لصرف مكافأت تفوق لهم.
كما تعتبر "شؤون الطلاب" مصدر موثوق به للاستعلام عن الإحصائيات المختلفة فلديها حصر شامل عن عدد الطلاب الملتحقين بها سوا الذكور أو الإناث في كل فرقة، كما أنها مختصة بطباعة البطاقات التعريفية للطلاب.
"بنك معلومات" عن كل طالب
يمتلىء مبنى إدارة الشؤون بالملفات والمستندات الخاصة بكل فرقة طلابية، فهي تعتبر "بنك معلومات" شامل عن كل طالب، تبدأ من الاسم الرباعي وحالة القيد، والجنسية والديانة، وتاريخ وجهة الميلاد، وبيانات النجاح والرسوب، ومهنة ولي الأمر، وحالته الاجتماعية.
بالإضافة إلى كشف بدرجات كل طالب في كل مادة تفصيلًا، ويقوم "مسؤول الرصد بالشؤون" بتدوين الاحصائيات والبيانات الخاصة عن كل طالب وكل فرقة داخل السجل.
ومع قرب انتهاء العام الدراسي، يقوم موظفي شؤون الطلاب بإعداد قوائم بأرقام الجلوس يدويًا ثم إلكترونيًا، ومراجعة مواد التخلف لجميع الطلاب، وتحديد عدد اللجان التي ستحتاجها الكلية للامتحانات، وتنظيم أيام الامتحانات ومراجعة الجداول، وحصر عدد الملاحظين وأسمائهم.
كما تقوم بتسجيل وحصر رغبات الطلاب في المقررات الاختيارية للملتحقين بالأقسام وفق ما بها من مواد اختيارية، ويسجل كل طالب اختياراته بقسم شؤون الطلاب، وتحديد عدد ورق الأسئلة التي سيتم طباعتها ونسخها، وفقًا لعدد الطلاب في كل مادة.
وتختص الإدارة في تلك الأيام بحصر عدد الطلاب الغائبين والحاضرين عن كل مادة بشكل يومي، وإرسالها إلى إدارة الجامعة.
شؤون الطلاب الإلكترونية
يهتم الموظفون بإدارة شؤون الطلاب إلكترونية بتخفيف العبأ عن الطالب والموظف في آن واحد، وتوفير وقت السفر والتنقل والانتظار في طوابير طويلة للاستعلام أو التقديم.
فأصبح الطلاب يستوفون أوراقهم إلكترونيًا، ثم يطبعونها ويتوجهون بها لمكتب شؤون الطلاب، كما يستعلم الطلاب عن جداول ومواعيد وقاعات الدراسة إلكترونيًا أيضًا.
إقرأ أيضًا:
كل ما تريد معرفته عن الكليات وأقسامها في الجامعات المصرية
